この度、弊社の活動に常日頃協力いただいております、業者様にとって、より便利に、よりコストを抑えて頂くために新しい受発注の仕組みを導入することとなりました。
現在は、Web請求にて請求いただくということで、ペーパーレスによる郵送費の削減を主体にお願いしておりましたが、１０月より注文と請求を一体化した仕組みを導入することでよりコストを抑えた受発注を実現しようと考えております。
新システムは電子契約システム・専用用紙請求となります。
以下に、新システムについての説明を記載いたします。
詳細、不明点等のお問合せは本社総務までお願いします。
なお、平成３０年１０月からの新たな注文書は電子契約とし、その請求は紙請求となりますが、旧来の紙による注文・注文請書を発行している分の請求に関しては今迄通りＷｅｂ請求方式となります。
ご理解とご協力の程、よろしくお願い致します。
サンエイグループ
１．概要
２．電子契約
３．請求
４．手続きについて
５．様式ダウンロード
６．更新履歴
７．請求書必着日について
８．電子契約システムの初期設定について
１．概要
請求に関しては、別途、Web請求にて、期日までに請求情報を登録していただきます。
従いまして、今迄は、返送郵送費用と印紙納税の費用負担でしたが、今後は郵送物のやり取りは原則ございません。
２．電子契約
電子契約を有効にするためにはいくつかの要件があります。
１．契約書は改竄出来ないデータ形式であること。
データ形式としてPDF形式を採用し、要件を満たしております。
２．認証機関発行の電子証明（電子印鑑）をPDFに埋め込むこと。
電子印はサンエイ工務店が一括して、セコム社の電子証明書を発行いたします。
発行に掛かる費用は弊社が負担いたします。
Web画面上で契約電子印の押印行為を行うと、PDFに電子印が埋め込まれることで要件を
満たしております。
３．長期保存タイムスタンプ認証を付加すること。
双方の押印が完了すると、自動的にアマノ社によりタイムスタンプ証明が付加されることで
要件を満たしております。
４．電子データにて保存すること。
証明書の付いた状態のデータで保存する必要がありますので、システムより押印後のデータを
ダウンロードして保存してください。
印刷されたデータには印鑑も電子印もありませんので、有効な契約書と見なされない
可能性があります。仮に印刷物も有効とみなされた場合、その印刷物が原本となりますので
印紙税の対象となる可能性があります。必ずファイルをダウンロードして保管してください。
５．契約データは容易に検索・閲覧できること。
ダウンロードしたデータは、探しやすく整理してください。
整理例１：HDDに年度でフォルダを作り、その中に年度ごとにファイルを管理する。
整理例２：USBメモリスティックにファイルを保存し、現場資料と共に現場毎に管理する。
方法はいろいろあると思いますが、一番管理しやすい方法で管理してください。
なお、SDカードやUSBメモリは一定期間使用しないと、データが読めなくなってしまうことが
稀にありますので外部メモリーを使用される際は、必ずHDD等にバックアップを取ってください。
サンエイグループでは、契約行為（注文書の発行も含む）を上記要件を満たした電子契約システムを 採用しております。
利用するには、電子証明書の設定が必要となりますので
8章 電子契約システムの初期設定について で、詳細に説明しております。
３．請求
請求方法は基本的にはWebから登録することで完了するWeb請求システムを採用しています。
Web上で請求する方法として、注文書から請求と直接入力の2種類の登録方法があります
また、注文書から請求の場合には注文形態により３つの方法があります。
注文形態は弊社の発注担当者が発行する注文書の記載方法によります。
ａ．注文書を発行する場合
１．一括請求
一括請求と注文書で指定している場合は、すべての工程が終わった月に、注文額を一括で
請求いただく方法で、施工終了した月に請求ボタンを押すだけで請求が完了する操作が
一番簡単な方法となります。
２．出来高請求
出来高請求と注文書で指定している場合は、注文金額を分割して複数回に分けて請求する
事が出来ます。請求額を上回る金額の請求はできなくなっています。
３．単価契約請求
単価契約請求の場合、単価契約の場合、全品目１つずつの金額の合計が注文金額と
なっておりますが、請求はその品目ごとに数量を入力していただくことで
任意の金額を請求することができます。
※電子契約について
注文書を電子受発注システムにて登録しますが、登録されると貴社にメールにて、注文書が
発行された通知が届きます。貴社および弊社が契約電子印を押印しますが、契約電子印は
弊社費用負担によりセコム社より発行されます。
また、電子契約の場合、現在の税法上印紙税は免除となりますので、注文書・請書を交わす
段階において貴社の契約に関わる費用負担は０円となります。
電子契約は画面で承認を押すだけという簡単な作業で注文書発行手続きは完了いたします。
電子証明書費用、タイムスタンプ証明費用等はすべて弊社が負担いたします。
ｂ．注文書なし請求
４．都度請求
注文書が無い場合、雛形が送付されませんので、Web請求サイトより直接入力してください
ただし、直接請求は外注工事に対してはできなくなっております。
施工費を含む請求を直接入力された場合、請求は削除されますので、お支払いされません
直接入力できるのは材料代、経費関係に限ります。
※追加工事分があり、注文書の金額では足りない。というときは、追加注文書の
発行が必須となります。弊社施工担当に追加注文書の発行を依頼してください。
４．手続きについて
この度、契約・請求方法の変更に伴い、改めてメールアドレス登録の申請用紙へ
記載のうえ、弊社へ郵送をお願いします。
様式は５．様式ダウンロードに登録してあります、「電子証明登録発行願」を御利用下さい。
様式にはメールアドレスを、2人分記載箇所がありますが、この使い分けと
契約権限の要／不要の意味が解らないという問い合わせがございました。
今回の変更の要は、「電子印鑑を利用して契約行為を行う」というところです。
正式な契約行為となりますので、弊社が送らせて頂く電子認証（契約印）の名義を
教えて頂きたいというのが返送資料の目的です。
多くの会社が契約に記載する名称は代表取締役だと思いますが、
会社によっては、注文請書に押印するのは、専務取締役であったり、現場所長、工場長であったり
異なると思います。今回登録にあたり、誰の名前の電子印で押印するのかを登録して頂き、
契約権限は「要」としてください。
記載された名前とメールアドレスに対し電子認証（電子印）を発行します。
契約行為とは別に、請求書の雛形を取り出したり、届いた注文書を出力するのは事務員で、1つの
ＩＤですと、事務員が勝手に契約印を押せてしまうのは問題があるという場合は担当者２の欄に
事務員のメールアドレスを記載頂き、契約権限は「不要」としてください。
契約ボタンの押せないＩＤが発行されます。
2人とも契約権限を「あり」とした場合、両方とも契約印が送られます。
その場合、どちらが押印しても契約は成立となります。
会社では全員で共有しているメールアドレス1つしかない場合は
契約権限者の名前で権限「要」で届けてください。
1社必ず1人は契約権限者が必要となります。
用紙が届き次第、セコムのシステムにアドレスを登録させて頂きます。
登録が済みますと、申請頂いたメールアドレス宛てに、セコムトラスト社より
初期設定及び利用の際に必要となりますIDとパスワードが記されたメールと
設定サイトのアドレスが記されたメールの2通のメールが届きますので
メールが届きましたら、８．電子契約システムの初期設定についての手順にて
初期設定を行ってください。
システム変更に伴い、色々とご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
５．様式のダウンロード
| 文書名 | 説明 |  |
| 電子契約説明書 | セコムの電子契約システムの説明書です。 |  |
| 証明書インストール手順 | 8章 電子契約システムの初期設定について の内容です。 |  |
| エコ文書エラー対応手順 | 証明書発行やログイン時のエラーの対応です。 | |
| 新規取引願 | 新規取引を行う際に提出してください。 |  |
| 電子証明登録発行願 | 電子契約を行う為の電子証明の発行様式です。 | |
| 現場名確認FAX様式 | 現場名が判らない時に確認する為のFAX送付様式です。 | |
| 請求書様式 | 注文書のない場合に利用する請求書様式です。 | |
６．更新履歴
| 更新日 | 更新した内容 | 更新内容 |
| 2018/10/22 | 電子契約説明書 掲載 | |
| 証明書インストール手順 掲載 | ||
| 新規取引願 掲載 | ||
| 電子証明登録発行願 掲載 | ||
| 現場名確認FAX様式 掲載 | ||
| 請求書様式 掲載 | ||
| 2018/10/24 | エコ文書エラー対応手順 掲載 | |
| 請求書様式 改訂 | リストから勘定科目や税区分など定型データを選択入力できるようにしました | |
| 請求書様式 改訂 | 消費税の計算が誤っていたのを修正 | |
| 2018/11/26 | 請求書様式 改訂 | 自動システムで読込不良があった為、修正。 |
| 2022/12/23 | 8章 電子契約初期設定説明書 改訂 | IEの利用停止に伴い、初期設定方法が変更になった為修正。併せて8章のPDFを資料として登録 |
7．請求書必着日について
請求書は基本的に月末日の出来高で締め、翌月５日必着とします。
５日必着が間に合わない場合は、遅くても５日中に請求書をＦＡＸにて送付いただき
原本は１５日までに届けてください。
５日中にＦＡＸ頂けたものは５日必着に間に合ったものとして処理させて頂きます。
なお、年何回かは締日と連休が重なるなど、５日必着が困難な場合がございますが
該当する月に関しては別途締日を延長させて頂きます。
| 締日 | 必着日 |
| ２０２２年１２月末日締 | ２０２３年１月７日必着 |
| ２０２３年１月末日締 | ２０２３年２月５日必着 |
| ２０２３年２月末日締 | ２０２３年３月５日必着 |
| ２０２３年３月末日締 | ２０２３年４月５日必着 |
| ２０２３年４月末日締 | ２０２３年５月９日必着 |
| ２０２３年５月末日締 | ２０２３年６月５日必着 |
| ２０２３年６月末日締 | ２０２３年７月５日必着 |
| ２０２３年７月末日締 | ２０２３年８月５日必着 |
| ２０２３年８月末日締 | ２０２３年９月５日必着 |
| ２０２３年９月末日締 | ２０２３年１０月５日必着 |
| ２０２３年１０月末日締 | ２０２３年１１月５日必着 |
| ２０２３年１１月末日締 | ２０２３年１２月５日必着 |
| ２０２３年１２月末日締 | ２０２４年１月５日必着 |
※最近、市内であっても郵便が配達に数日要することがございます。
県外の場合、１０日以上掛かっていることもありますので
ギリギリで発送される場合は念のためにＦＡＸして頂けると確実です
８．電子契約システムの初期設定について
詳細は別ページを準備いたしました。こちらをご利用ください。